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How to share assets

Here, for you! - How to share media

The TRUMPF Media Pool allows you to share files with internal and external recipients via a link or as a collection.

 

1. Sharing via link

You can share one specific medium quickly and easily via a link by sending the respective link to the recipient:

a) Copy the link to the asset from the URL bar of your browser.

b) If you have the appropriate rights, you can generate a short link to a specific medium in the Media Pool. To do this, call up the asset detail view and click "generate shortlink" on the right. A small window will open from which you can copy a shortened and thus "more elegant" link to the medium.

Note: To access the shared media, the recipient of a link must be a member of a user group that has the right to view the asset. Otherwise the recipient will get an error message when clicking the link. The formats the recipient can see and download also depend on his or her affiliation to a user group.

 

2. Sharing via collection

What is a collection and how can you create it?

A collection behaves like a personal folder. You create a collection by selecting the desired media and then clicking "add to collection" at the top right. In the following window, you can create a new collection or add the selected media to one of your existing collections.

 

In the first step, a collection behaves like a personal folder in which you can personally group together media for yourself. Collections also have another important function: You can use collections to share several media at once with any number of recipients or recipient groups.

 

How do you share a collection?

If you want to share an existing collection, you can find it under the "Collections" tab. Alternatively, you can share a collection as you create it by selecting the images you want to share via the collection and clicking "share selected files" at the top right.

A pop-up window opens:

Here you define some basic conditions:

1. Specify the name of the collection – whenever you share media, a collection is created so you can see what you shared with whom later.

2. Enter the e-mail address of one or more recipients. It is also possible to share assets with entire (user) groups by entering the name of the group.

3. Specify what the recipient is allowed to do with the collection or the media it contains: access rights. By toggling the "Required to login" option, you can decide whether the recipient needs to log in to access the files or not. Remember that public users such as customers or journalists do not have a login.

 

a Download collection: The recipient can download the media contained in the collection in the formats .

b Edit collection: The recipient can edit the collection and, for example, remove media from it or add media to it. This option does NOT d grant any additional right to edit the media or their metadata. In this case, a login is always obligatory; the check mark at "Required to login" cannot be removed.

c Read-only collection: With this option, no download buttons are available to the recipient for media in the collection.

d Download watermarked assets: If the collection contains media with watermarks that normally require a request to be downloaded, the recipient can download the formats visible to him or her without a request if this option is enabled.

 

4. Select the period during which you want the file to be available to the recipient. If you do not enter anything, the recipient has unlimited access to the collection.

5. Optionally, you can enter a message to the recipient.

A shared collection is like a folder that the recipient can look into at any time. If you add a new file to the collection, the recipient also has access to it. Shared collections behave like shared directories to a certain extent.

Note: The recipient also sees files in a collection that he or she is not normally authorized to view. Thus, sharing a collection "trumps" the recipient's permissions for the media it contains – a significant difference from sharing via a link. However, the recipient of a collection will still only see the file formats defined for his or her user group for all media contained in the collection.

 

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Hier, für dich! – So teilen Sie Medien

Der TRUMPF Media Pool bietet Ihnen die Möglichkeit, Dateien mit internen und externen Empfängern via Link oder als Kollektion zu teilen.

 

1. Teilen via Link

Per Link können Sie ein bestimmtes Medium schnell und einfach teilen, indem Sie dem Empfänger den jeweiligen Link schicken:

1. Kopieren Sie den Link zum Asset aus der URL-Leiste Ihres Browsers heraus.

Sofern Sie über das entsprechende Recht verfügen, können Sie im Media Pool einen Shortlink zu einem bestimmten Medium generieren. Dazu rufen Sie die Asset-Detailansicht auf und klicken rechts auf „Shortlink generieren“. Es öffnet sich ein kleines Fenster, aus dem Sie einen verkürzten und damit „schöneren“ Link zum Medium herauskopieren können.
 

Hinweis: Damit der Empfänger eines Links auf das geteilte Medium zugreifen kann, muss er Mitglied einer Nutzergruppe sein, die das Recht hat, das jeweilige Asset zu sehen. Andernfalls wird ihm bei Klick auf den Link eine Fehlermeldung angezeigt. Von der Zugehörigkeit des Empfängers zu einer Nutzergruppe hängt auch ab, welche Formate er sieht und downloaden kann.

 

2. Teilen via Kollektion

Was ist eine Kollektion und wie kann man sie erstellen?

Eine Kollektion verhält sich wie ein persönlicher Ordner. Sie erstellen eine Kollektion, indem Sie die gewünschten Medien anwählen und dann oben rechts auf „Zu Kollektion hinzufügen“ klicken. Im folgenden Fenster können Sie eine neue Kollektion erstellen oder die ausgewählten Medien zu einer Ihrer bereits bestehenden Kollektionen hinzufügen.

Im ersten Schritt verhält sich eine Kollektion wie ein persönlicher Ordner, in dem Sie für sich persönlich Medien zusammenfasen können. Darüber hinaus haben Kollektionen noch eine weitere wichtige Funktion: Über Kollektionen können Sie mehrere Medien auf einmal mit beliebig vielen Empfängern oder Empfängergruppen teilen.

Wie teilt man eine Kollektion?

Wollen Sie eine bereits bestehende Kollektion teilen, finden Sie diese unter dem Reiter „Kollektionen“. Alternativ können Sie eine Kollektion direkt bei der Erstellung teilen – markieren Sie dazu die Bilder, die Sie über die Kollektion teilen möchten, und klicken Sie oben rechts auf „Ausgewählte Dateien teilen“. Ein Pop-up Fenster öffnet sich.

Hier legen Sie einige Rahmenbedingungen fest:

1. estimmen Sie den Namen der Kollektion – immer, wenn Sie Medien teilen, wird eine Kollektion erstellt, so können Sie später stets nachvollziehen, was Sie mit wem geteilt haben.

2. Geben Sie die E-Mail-Adresse einer oder mehrerer Empfänger an. Es ist auch möglich, Assets mit ganzen (Nutzer-)Gruppen zu teilen, geben Sie dazu den Namen der Gruppe ein.

3. Legen Sie fest, was der Empfänger mit der Kollektion bzw. mit den enthaltenen Medien tun darf: die Zugriffsrechte fest. Dabei können Sie durch Toggeln der Option „Required to login“ entscheiden, ob sich der Empfänger einloggen muss, um auf die Dateien zugreifen zu können, oder nicht. Bedenken Sie, dass öffentliche User wie z.B. Kunden oder Journalisten kein Login haben.

a Download collection: Der Empfänger kann die in der Kollektion enthaltenen Medien in den Formaten herunterladen, .

b Edit collection: Der Empfänger kann die Kollektion bearbeiten und z.B. Medien aus ihr entfernen oder hinzufügen. Diese Option räumt KEIN zusätzliches Recht ein, die Medien oder ihre Metadaten zu bearbeiten. Ein Login ist in diesem Fall immer oligatorisch; das Häkchen bei „Required to login“ kann nicht herausgenommen werden.

c Read-only collection: Mit dieser Option stehen dem Empfänger bei Medien in der Kollektion keine Download-Buttons zur Verfügung.

d Download watermarked assets: Enthält die Kollektion Medien mit Wasserzeichen, für deren Download normalerweise eine Anfrage nötig ist, so kann der Empfänger bei aktivierter Option die für ihn sichtbaren Formate ohne Anfrage herunterladen.

4. Wählen Sie den Zeitraum aus, während dem die Datei für den Empfänger verfügbar sein soll. Wenn Sie nichts eintragen, hat der Empfänger zeitlich unbegrenzten Zugriff auf die Kollektion.

5. Optional können Sie eine Nachricht an den Empfänger eingeben.

 

Eine geteilte Kollektion ist wie ein Ordner, in den der Empfänger jederzeit hineinsehen kann. Fügen Sie der Kollektion eine neue Datei hinzu, so hat der Empfänger ebenfalls Zugriff darauf. Geteilte Kollektionen verhalten sich gewissermaßen wie gemeinsame Ablageordner.

Hinweis: Der Empfänger sieht in einer Kollektion auch Dateien, für deren Ansicht er normalerweise nicht berechtigt ist. Somit „übertrumpft“ das Teilen einer Kollektion bei den in ihr enthaltenen Medien die Berechtigungen des Empfängers – ein bedeutender Unterschied zum Teilen via Link. Allerdings sieht der Empfänger einer Kollektion bei allen darin enthaltenen Medien weiterhin nur die Dateiformate, die für seine Nutzergruppe definiert wurden.

10/29/2019